Important Instructions

अनुदेश INSTRUCTION
1. गोपनीय रिपोर्ट एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है। इसमें अधिकारी के कार्य का निष्पादन का मूल्यांकन करने के लिए और उसके कैरियर में उसकी आगे पदोन्नति के लिए मूलभूत और महत्वपूर्ण सूचना होती है। इसलिए जिस अधिकारी की रिपोर्ट लिखी जानी है उसकी रिपोर्ट लिखने वाले प्राधिकारी को, पुनरीक्षण प्राधिकारी और स्वीकर्ता प्राधिकारी को इस फार्म को भरने की ड्यूटी को उच्च उत्तरदायित्व की भावना से करना चाहिए।
The confidential Report is an important document. It provides the basic and vital Inputs for assessing the performance of an officer and for his/her Career. The Officer reported upon, the Reporting the Reviewing Authority and the Accepting Authority, should, therefore, undertake the duty of filling out the form with a high sense of responsibility.
2. गोपनीय रिपोर्ट के माध्यम से कार्य निष्पादन के मूल्यांकन का उपयोग मानव संसाधन विकास के एक साधन के रूप में दिया जाना चाहिए। रिपोर्ट लिखने वाले प्राधिकारियों को यह समझना चाहिए कि इसका उद्देश्य अधिकारी का विकास करना है ताकि वह अपनी वास्तविक क्षमता को पूर्ण रूप से समझ सकें। इसका उद्देश्य दोष निकालने की प्रक्रिया न होकर, विकास करने की प्रक्रिया है। रिपोर्ट लिखने वाले तथा पुनरीक्षण प्राधिकारी को चाहिए कि जिस अधिकारी की रिपोर्ट लिखी जा रही है, उसके कार्य-निष्पादन रवैये अथवा समग्र व्यक्तित्व में कमियों को उल्लेख करने में संकोच न करें।
Performance appraisal through Confidential Reports should be used as a tool for human resource development. Reporting Officer should realise that the objective is to develop an officer so that he/she realises his/her true potential. It is not meant to be a fault finding process but a developmental one The Reporting Officer and the Reviewing Officer should not shy away from reporting short comings in performance, attitude or overall personality of the Officer reported upon.
3. कॉलम उचित सावधानी और ध्यान से और पर्याप्त समय लगाकर भरे जाने चाहिए। यदि रिपोर्ट असावधानी से या सरसरी तौर से भरने का प्रयत्न किया जाता है तो इसका उच्च प्राधिकारियों को आसानी से पता लग जायेगा।
The Column should be filed with due care and attention and after devoting adequate time. Any attempt to fill the report in a casual or superficial manner will be easily discomible to the higher authorities.
4. यदि पुनरीक्षण प्राधिकारी इस बात से आवश्स्त हो जाता है कि रिपोर्ट लिखने वाले प्राधिकारी ने रिपोर्ट उचित ध्यान दिए बिना तथा लापरवाही से लिखी है तो वह इस आशय की एक टिप्पणी भाग 4 की मद संख्या 2 में दर्ज कर देगा I ये टिप्पणियां रिपोर्टिग प्राधिकारी की गोपनीय रिपोर्ट में दर्ज की जायेगी।
If the Reviewing Officer is satisfied that the Reporting authority had made the report without due care and attention, he shall record a remark to that effect in Part IV item 2. The remark shall be recorded in the confidential Report of the Reporting Authority.
5. प्रत्येक उत्तर वर्णात्मक रूप से दिया जायेगा सिवाय इसके कि जहाँ उसके लिए खाना दिया गया है। प्रत्येक कालम में उपलब्ध कराये गये स्थान से उत्तर के वांछित विस्तार का पता चलता है। शब्दों तथा वाक्याशों का चयन सावधानी से किया जाना चाहिए, और उसके प्रयोग से उत्तर लिखने वाले प्राधिकारी का वास्तविक अभिप्राय प्रकट होना चाहिए I कृपया सुस्पष्ट तथा सरल भाषा का प्रयोग करें।
Every answer shall be given in a narrative form except where box has been provided. The space in each column Indicates the desired length of the answer. Words and phrases should be chosen carefully and should accurately reflect the intention of the authority recording the answer. Please use unambiguous and simple language.
6. रिपोर्ट लिखने वाला अधिकारी वर्ष के प्रारम्भ में प्रत्येक उस अधिकारी के साथ परामर्श करके जिसकी रिपोर्ट उसके द्वारा लिखी जानी है, मात्रामूलक/व्यवहारिक/ वित्तीय लक्ष्य निर्धारित करेगा I कार्य निष्पादन का मूल्यांकन, जिस अधिकारी की रिपोर्ट लिखी जा रही है और जिस अधिकारी के द्वारा लिखी जा रही है, उसके बीच एक संयुक्त व्यवहार होना चाहिए। लक्ष्य/उद्देश्य रिपोर्ट से सम्बन्धित वर्ष के शुरू में अर्थात अप्रैल में निर्धारित किये जायेंगे। यदि कोई अधिकारी रिपोर्ट से सम्बन्धित वर्ष के दौरान कोई नया कार्यभार करता है, तो ऐसे लक्ष्य/उद्देश्य नया कार्यभार ग्रहण करते समय निर्धारित किये जायेंगे।
The Reporting officer shall, in the begining of the year, set quantitive/physical/financial targets in consultation with each of the officers with respect to whom he is required to report upon. Performance appraisal should be a joint exercise between the officer reported upon and the Reporting Officer. The targets/goals shall be set at the commencement of the reporting year, i.e. April. In case an officer takes up a new assignment in the course of the reporting year, such targets/goals shall be set at the time of assumption of the new assignment.
7. लक्ष्यों की जानकारी दोनों संबंधित अधिकारियों का स्पष्ट रूप से होनी चाहिए। लक्ष्य निर्धारित करते समय कार्य के स्वरूप और क्षेत्र तथा अन्य किन्हीं ऐसी विशेषताओं को, जो कार्य के स्वरूप और क्षेत्र को निनिर्दिष्ट करें, ध्यान में रखते हुए, मंद वार प्राथमिकता दी जानी चाहिए I जहां तक संभव हो प्रयोग किए गये सूचकांक संगत और परिमेय होने चाहिए।
The targets should be clearly known and understood by both the officers concerned, While fixing the targets, priority should be assigned item-wise, taking into consideration the nature of work and any special features that may be specific to the nature of the area of work. As far as possible, the indices used should be relevant and measurable.
8. यद्यपि कार्य-निष्पादन का मूल्यांकन वर्ष की समाप्ति पर किया जाता है, परन्तु इस बात को ध्यान में रखकर कि यह मानव संसाधन के विकास का साधन हो, रिपोर्टिंग अधिकारी और जिस अधिकारी की रिपोर्ट लिखी जा रही है. दोनो को कार्य-निष्पादन की समीक्षा करने और आवश्यक सुधारात्मक उपाय करने के लिए वर्ष के दौरान निर्धारित अंतरालों पर मिलते रहना चाहिए। पुनरीक्षा में उद्देश्यों और लक्ष्यों की जानकारी की पुष्टि होनी चाहिए।
Although performance appraisal is a year end exercise, in order that it may be a tool for human resource development, the Reporting Officer and the Officer reported upon should meet during the course of the year at regular intervals to review the performance and to take necessary corrective steps. Review should Confirm understanding of goals and targets.
9. मूल्यांकन करने वाले हर अधिकारी का यह प्रयत्न होना चाहिए कि जिस व्यक्ति के कार्यों का मूल्यांकन किया जा रहा है, उसके कार्य-निष्पादन, आचरण, व्यवहार तथा क्षमता का यथासंभव सही-सही चित्र प्रस्तुत किया जाय।
It should be the endeavour of each appraiser to present the truest possible picture of the apprise in regard to his/her performance conduct, behaviour and potential.
10. जिस व्यक्ति के कार्य का मूल्यांकन किया जा रहा है, उसका मूल्यांकन रिपोर्ट की अवधि में उसके कार्य निष्पादन तक सीमित रहना चाहिए। यह तभी संभव होगा, यदि रिपोर्ट सम्बन्धित अवधि के तत्काल बाद प्रस्तुत की जाए। Assessment should be confined to appraisee's performance only during the period of report. This will be possible if the report is submitted soonest after the concerned perio
d. 11. एक कीं रैंक के कुछ मद दूसरों की तुलना में अधिक श्रम-साध्य हो सकते है। किसी एक ही पद में दबाव और भार समय-समय पर अलग-अलग हो सकता है। मूल्यांकन में इन तथ्यों को ध्यान में रखा जाना चाहिए और इन पर यथोचित टिप्पणी की जानी चाहिए।
Some posts of the same rank may be more exacting that others. The degree of stress and strain in any post may also very from time to time. These facts should be borne in mind during appraisal and should be commented upon appropriately.
12. BSPHCL एवं इसकी अनुषंगी कम्पनियों में कार्यरत पदाधिकारियों (आयु-40 वर्ष या अधिक) के द्वारा प्रत्येक वर्ष अपना Health Check up किसी भी सरकारी अथवा निजी अस्पताल से करवाकर निर्धारित Health Check up PROFORMA में अंकित अपनी वार्षिक गोपनीय चारित्री में निर्धारित स्थान पर निष्चित रूप से अपलोड करेगे।
टिप्पणी (सत्यनिष्ठ से सम्बन्धित मद को भरते समय अनुपालन किया जाए)
Note-(to be followed while filling up the item concerning integrity.)
1. यदि अधिकारी की सत्यनिष्ठा में कोई संदेह नहीं है तो ऐसा उल्लेख किया जाए।
If the officer's Integrity is beyond doubt. It may be so stated.
2. यदि कोई संदेह या शंका हो तो मद खाली छोड़ दी जानी चाहिए और निम्नलिखित कार्रवाई की जानी चाहिए।
If there is any should or suspicion, the item should be left blank and action taken as follow:
(क) एक अलग गुप्त टिप्पणी लिखकर उस पर अनुवर्ती कार्रवाई की जानी चाहिए। इस टिप्पणी के प्रति गोपनीय रिपोर्ट सहित ऊपर के वरिष्ठ अधिकारी को भी भेजी जानी चाहिए जो यह सुनिश्चत करेगा कि अनुवर्ती कार्यवाई शीघ्र की जाए। जिन मानलों में सत्यनिष्ठा को प्रमाणित करना या गोपनीय टिप्पणी दर्ज करना संभव न हो, वहां रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी की स्थिति के अनुसार या तो यह उल्लेख करना चाहिए कि उसने अधिकारी का कार्य काफी समय तक नहीं देखा है जिससे कि वह निश्चित राय कायम कर सकें या यह कि उसने अधिकारी के विरुद्ध कोई ऐसी बात नहीं सुनी है।
(a) A separate note should be recorded and followed up. A copy of the note should also be sent together with the Confidential Report to the next superior officer who will ensure that the follow up action is taken expeditiously. Where it is not possible either to certify the Integrity or to record the secret note, the Reporting Officer should state either that he had not watched the officer's work for sufficient time to form a definite judgment, or that he has heard nothing against the officer, as the case may be.
(ख) यदि अनुवर्ती कार्रवाई के फलस्वरूप, संदेह या शंकाएं दूर हो जाती है तो अधिकारी को सत्यनिष्ठा प्रमाणित की जानी चाहिए और गोपनीय रिपोर्ट में तदनुसार प्रविष्ट की जानी चाहिए।
(b) If, as a result of the follow up action, the doubts or suspicious are cleared, the officers integrity should be certified, and an entry made accordingly in the Confidential Repor
(ग) यदि संदेह या शंकाओं की पुष्टि हो जाती है तो यह तथ्य भी दर्ज किया जाना चाहिए और सम्बन्धित अधिकारी को इसकी लिखित सूचना दी जानी चाहिए।
(c) If the doubts of suspicious are confirmed, this fact should also be recorded and duty communicated to the officer concerned.
(घ) यदि अनुवर्ती कार्रवाई के फलस्वरूप, संदेह या शंकाएं न तो दूर होती हो और न ही उनकी पुष्टि होती हो तो अधिकारी के आचरण पर और अधिक अवधि तक निगरानी रखी जानी चाहिए और उसके बाद ऊपर (ख) और (ग) में बताए गए अनुसार कार्रवाई की जानी चाहिए
(d) If as a result of the follow up action, the doubts or suspicion are neither cleared nor confirmed, the officer's conduct should be watched for a further period and thereafter action taken as indicated at (b) and (c) above.